Firmanızı kurdunuz, işlerinizde tahminizden iyi gidiyor. Tabii firmanızın kurulum amacına göre üretim yada satış odaklısınız ama sizce en değer verdiğiniz kaynağınız ne olmalı? Hemen cevap verelim : tabii ki ürettiğiniz veri. Zaten departmanlarınız oluşmaya ve kalabalıklaşmaya başlayınca verinin dolaşımı, paylaşımı, doğru ve kesintisiz olması ve de en güvenli şekilde saklanması için bayağı emek sarfetmeniz gerekiyor. Zaten firmalardaki bilgi işlem departmanlarının tüm harcamaları bunun için değil mi?

 Peki firma daha da büyüdü. Doğal olarak bu büyümeye paralel bir şekilde ve genelde finansal yazılımlarla başlanılan Bilgi İşlem maceranıza, ERP, CRM, İş zekası, Dokümantasyon Yönetimi, Veriambarı projeleri gibi gibi pek çok yazılım daha eklenecek. Altyapı, performans ve güvenlik için eklenen yazılım ve donanımları saymıyoruz bile. Ama bu uygulama yazılımlarının ortak özelliği, var olan verinin harmanlanması ile çalışan sistemler olması. Dolayısı ile satış departmanı, sipariş yönetimi, pazarlama bölümü, finans departmanı ve diğer tüm departmanlarınız ortak havuzunuzdaki veriyi raporlayıp kararlar verecekler. Bu kadar farklı sistemden yani farklı veri kaynaklarından rapor üretilmesi demek otomatikman entegrasyon problemlerini gündeme getirecektir.

Entegrasyon problemleri denince ilk akla gelen veri tiplerindeki uyumsuzluktur. Mesela ERP sisteminizde tarih formatı “gün/ay/yıl” iken başka bir sistemde bu “ay/gün/yıl” şeklinde olabilir. Ya da yanlış yazılan müşteri isimleri ve adresleri. Tamam madem ilk akla gelenler bunlar, çözümü de kolay ve bizlerde bu özel yazılımları kullanarak bu sorunları hallettik diyelim.

Şimdi firmanız çok daha büyüdü. Belki farklı ülkelerde hizmet veren global bir firma yada farklı bölgelerde farklı satış taktikleri ile hizmet eden bir organizma haline geldi. Verinin dolaşımı, raporlanması ve güvenliği sorunlarınızı da çözdünüz. Entegrasyon problemlerini de en azından ilk akla gelenlerini de çözümlediniz fakat şimdi daha farklı bir entegrasyon sorununuz var demektir: Firmanızdaki farklı yapıların aynı dili konuşmasını sağlamak. Bunu birkaç örnek ile açıklamaya çalışalım : Ürün kodlarının ülkelere göre değişiklik göstermesi. Otomotiv sektöründe yada yurtdışına bağımlı bazı üretim firmalarında (madeni yağ operasyonları buna örnek olabilir) bu tür sorunlar ile sıklıkla karşılaşırız. Ya da başka bir açıdan bakarak başka bir örnek daha verelim : satılan bir jean, firmanızın farklı departmanları için farklı algılanıp farklı bir promosyon içerisine dahil edilebilinir. Mesela, satılan bir pantalon bir raporunuz için kadın/erkek, diğer raporlarınız için genç/yaşlı, kumaş/jean, kışlık/yazlık ya da çok başka anlamlara bürünebilir. 

Biraz önce kısaca konuştuğumuz üzere firmaların büyümesi ile birlikte farklılaşan ihtiyaçları, farklı yazılımlar ile giderilmektedir. Dolayısı ile bir taraftan bu farklı sistemleri entegre etmeye çalışırken, bir taraftan da tüm yazılım ve kullanıcıların ortak anlayış içinde olmasını sağlayacak ortak bir dil oluşturmaya çalışıyoruz. Tabii işin devamlılığı esasına göre bu ortak veride olabilecek en ufak bir değişikliği tüm sisteme de yansıtmamız gerekecektir. Bunu da bir örnek ile açıklayalım :

Bir müşteri kredi kartı ekstre adresini internet sayfanızdan değiştirmesine rağmen aylarca kendisine ekstre gönderilmemiştir. Çünkü arka planda internet yazılımınız, ekstre gönderme yazılımınızı güncellememiştir. Bu tür bir yanlışlık ise müşteri memnuniyetine büyük bir darbe vurmuş olur.

Işin özeti şu : onlarca farklı uygulama ile takip edilen ve raporlanan yapınızdaki veriler elbetteki birbiri ile tutarlı olmalıdır. Bu doğru ve güven veren bir raporlama sisteminiz için yapılması mutlaka gerekli bir işlemdir. Bunun yanı sıra datanız içinde belirli bir kısmındaki enufak değişiklik, anında tüm sisteme yansıtılmalı, farklı kullanıcılar için aynı manaya gelmeli ve tüm kullanıcılar bu datanın doğruluğuna güvenebilmelidir. Başka bir değişle, sizin için diğerlerinden daha önemli hale gele bu data (ki biz bundan sonra buna “master data” diyeceğiz), raporlama sisteminizin merkezine oturacak ve sizin için diğer verilere nazaran çok daha dikkat harcamanıza neden olacaktır.

Master Data’nın belirlenmesi, korunması ve düzenlenmesi işlemlerin tamamına ise “Master Data Management (MDM)” diyeceğiz. MDM, tüm verimizin en önemli, değişmez “master” olarak adlandırdığımız kısmının kontrol altında tutulması için kullanılan tüm prosesler, teknoloji ve kuralların tamamıdır.

Hernekadar teknoloji desek te, MDM daha çok şirketiçi alınan bazı kararların bütünüdür yani biraz politiktir. Bunun nedeni ise, tüm verinizin içerisinde hangi kısımlarının “master” olarak adlandırılacağımızın belirlenmesi için farklı departmanların ortak kararlar almasının gerekmesidir. Politik dememizin asıl nedeni de bu zaten. Zira tecrübe ile sabittir ki, her departman kendisini ilgilendiren kısımların “master” olması için haklı olarak bastıracaktır. Unutulmaması gerekir ki, Master Data’nın çok büyük ve kapsamlı olması, o datanın idare edilmesini zorlaştıracağı gibi, çok ufak ta olması gerekli faydayı alamamamıza neden olacaktır. Burada önemli olan departmanların ortak olarak anlayabilecekleri veri dilinin yaratılmasıdır.

Tabiki pekçok projede de olduğu gibi ufak başlamak ve zaman içerisinde büyütmek, fazlara bölmek MDM yaratılmasında büyük fayda ve başarı sağlayacaktır. Ve tabiki özellikle bir veriambarı yada iş zekası projesi öncesinde bu sistemin baştan kurulması, hali hazırda birikmiş büyük bir data yığınından yaratılmasından daha kolaydır. Master Data’nın belirlenmesi için genel olarak izlenmesi gereken yolu şu şekilde tarif edebiliriz :

• Master Data’nın belirlenmesi : Onlarca farklı veritabanında belkide farklı şekillerde replike olmuş veriden hangisinin kaale alınacağının belirlenmesi gerekir. Örneğin müşterinizin adı, soyadı, adres bilgileri farklı sistemlerde doğru yada yanlış olarak farklı veritabanlarında saklı iken, anne kızlık soyadı sadece bir veritabanınızda tutuluyor olabilir. Anne kızlık soyadının master data olacağı aşikar iken adres bilgisi yada yaş bilgisinin “master” olup olmadığı tartışılmalıdır. Departmanlar arası görüş birliğinin sağlanması ile birlikte tüm operasyona da dışarıdan bir göz ile bakılması faydalı olacaktır.
• Master data üreticisi ve kullanıcısının belirlenmesi : Master Data’nın üreticisi kullanıdığınız uygulamalardır. Örneğin müşteriniz hakkındaki genel bilgiler. Bu isim ve adres bilgileri gibi basit bilgiler olabilir ama gerçek olan adres bilgisini hangi uygulamız içermektedir? CRM sistemlerinizdeki mi yoksa internet projenizdeki mi? Değişiklik oluşunca birbirlerini güncelliyorlar mı? Master Data’nın değişmesi kararını hangi data için hangi departman ya da uygulama veriyor?
• Master Data’nın analiz edilmesi : Data tipleri, datanın sahibi ve bu datanın bağlı olduğu diğer data ve kaynakların belirlenmesi gerekir. Analiz kısmında ise MDM’in farklı kısımlarını farklı departmanlar analiz edebilir. Mesela, müşteri bilgileri tablosunda bir kolonda da O müşterinin sizin için değerini tutmak istiyorsunuz? Buna nasıl ve kim karar verebilir? Değerli olup olmaması departmana göre değişiyor mu?
• Master Data’nın bakımı : Bunun için gerekli prosedürlerin belirlenmesi gerekir ve tabiki bu işin devamlılığı için bundan sorumlu olacak kişilerinde olması iyi olur. Master Data üzerinde olabilecek güncellemelerin nasıl ele alınacağı, onay mekanizması belirlenmeli ve prosedür hale getirilmelidir.
• Ortak Master Data Tiplerinin belirlenmesi : Özellikle farklı ülkelerde şubeleri olan global firmalar için bu data tiplerinin belirlenmesi önemlidir. En basitinden uzunluk birimi olarak cm mi kullanılacak yoksa inch mi? yada ürün kodlarının farklı ülkeler için dahi aynı olması, gibi kararların alınması gerekiyor.

Son olarak yani MDM datası belirlendi, gerekli prosedürler oluşturuldu ve data artık raporlama sistemlerimizin merkezine yerleştirildi peki sonrası? Normal bir veriambarı projesinde yapılan işlemlerin nerede ise tamamı MDM için de yapılması gerekir. Örneğin:

• Datanın Normalize edilmesi : Buna örnek olarak tüm telefon numarası formatlarının aynı olmasını verebiliriz. Sonuç olarak belirlenen formatların tüm yapı içerisinde korunması önemlidir.
• Eksik Datanın Tamamlanması : Postakodu yada müşteri hakkında bazı bilgilerin tamamlanması. Eğer bu data sizin için “master” olarak tanımlanmış ise tam olarak doldurulmuş bir veri olması gerekir. Kısaltmalara, veri girişlerinde yapılan kaçamaklara izin verilmemelidir. Sonuçta sizin için bu veri “master”; ve eğer boş ya da kullanılamaz veri ile dolu ise o zaman “master” seçiminizi gözden geçirmeniz gerekir.
• Veride Standartlaştırma : Bunu Normalizasyon ile benzeşmesine rağmen karıştırmamak gerekir. Parça numaralarının endüstri standartlarına uygun hale getirilmesi, metrik sistemler ve döviz işlemleri vs. gibi ölçüm ve değerlendirme standartlarının belirlenmesidir.
• Verinin Ayıklanması : Yanlış yazılan isimler, türkçe karakter sorunları, ülkelere göre değişen hitap şekilleri yada ad ve soyad bilgilerinin ayrılarak ilgili alanlara yazılmalarının sağlanması gibi işlemlerdir ki gördüğünüz gibi bu sadece bir isim-soyad kavramından çıkan problemler. Seçilen her master data sadece ve sadece amacına uygun veriyi içermek zorundadır.

Tüm bu anlatılanları bir paragrafta toplamamız gerekir ise : yazının başında sizler için yani firmanız için en önemli şeyin veriniz olduğunu söylemiş idik. Bu verinin en doğru şekilde kullanılması ve sizi hatalara sürüklememesi için bir kısmını diğerlerine göre biraz daha kayırmanız ve özel ilgi göstermeniz gerekmektedir. Bu özel veri, sizin tüm raporlama sitemlerinizin omurgasını oluşturacağı için devamlılığı, korunması ve akışı konusunda da efor sarfetmeniz beklenir.